Spis treści:
Jak przygotować magazyn na rosnącą liczbę zamówień przed Black Friday i świętami?
Black Friday i okres przedświąteczny to dla wielu magazynów najbardziej wymagające tygodnie w roku. Rosnąca liczba zamówień, krótszy czas na ich realizację i większe obciążenie pracowników sprawiają, że nawet drobne niedoskonałości procesów zaczynają wpływać na terminowość wysyłek.
Na początku listopada czasu na duże zmiany organizacyjne pozostaje niewiele. Nie oznacza to jednak, że na poprawę efektywności magazynu jest za późno. Część usprawnień można wdrożyć niemal natychmiast, bez dodatkowych inwestycji. Wciąż jest też czas na zakup nowych stołów do pakowania przed szczytem wysyłek świątecznych. Standardowe konfiguracje RedSteel realizujemy w ciągu 14 dni roboczych od zaksięgowania płatności, dlatego firmy, które mogą szybko podjąć decyzję, mają jeszcze możliwość zwiększenia liczby lub poprawy wyposażenia stanowisk przed grudniowym wzrostem zamówień.
Jednocześnie w większych organizacjach proces zakupowy często wymaga więcej czasu. Dlatego warto już teraz wdrożyć proste usprawnienia, a równolegle rozpocząć przygotowania do większej modernizacji, którą będzie można przeprowadzić po zakończeniu sezonu. Przyjrzyjmy się więc co można zrobić jeszcze przed szczytem zamówień, a jakie działania lepiej zaplanować na początek przyszłego roku?
Sprawdź, gdzie magazyn traci najwięcej czasu
Pierwszym krokiem powinno być ustalenie, który etap realizacji zamówień rzeczywiście ogranicza przepustowość magazynu. Samo zwiększenie liczby pracowników kompletujących towary nie zagwarantuje bowiem szybszej realizacji wysyłek, jeśli strefa pakowania nie będzie w stanie obsłużyć większego strumienia produktów.
Dlatego warto sprawdzić, ile zamówień trafia do pakowania w ciągu godziny, ile paczek opuszcza stanowiska oraz w którym momencie zaczynają tworzyć się kolejki. Nie trzeba do tego rozbudowanych systemów analitycznych. Nawet kilkudniowa obserwacja pracy podczas najbardziej intensywnych godzin może pokazać, gdzie powstają największe opóźnienia.
Co możesz zrobić już teraz? Zmierz liczbę zamówień oczekujących na kolejnych etapach procesu. Sprawdź, czy ograniczeniem jest kompletacja, pakowanie, czy przekazywanie przesyłek do wysyłki. Dzięki temu łatwiej ustalisz, gdzie skierować dodatkowe zasoby.
Uporządkuj tyle, ile możesz przy obecnych stanowiskach pakowania
W okresie największego natężenia zamówień każda niepotrzebna czynność powtarzana jest setki lub tysiące razy. Pracownik, który musi odchodzić po kartony, szukać taśmy czy sięgać po oddalone wypełnienie, traci czas, który mógłby przeznaczyć na przygotowanie kolejnej paczki.
Dlatego przed sezonem warto przeprowadzić prosty przegląd obecnych stanowisk:
- Usuń materiały i przedmioty, które nie są potrzebne przy najczęściej realizowanych zamówieniach.
- Umieść najczęściej używane kartony, taśmy i wypełnienia w zasięgu operatora.
- Ujednolić rozmieszczenie podstawowych materiałów na podobnych stanowiskach.
- Oddziel miejsce odkładania zamówień oczekujących na pakowanie od gotowych przesyłek.
- Wyznacz osoby odpowiedzialne za uzupełnianie materiałów, aby operatorzy nie musieli przerywać pracy.
Takie działania mogą szybko poprawić organizację pracy. Trzeba jednak pamiętać, że samo uporządkowanie stanowiska nie gwarantuje trwałej zmiany.
Jeśli kartony, folie, taśmy i pozostałe akcesoria nie mają swoich stałych, odpowiednio zaprojektowanych miejsc, podczas intensywnej pracy zaczną ponownie zajmować przypadkową przestrzeń. Operatorzy będą odkładać materiały tam, gdzie akurat znajdzie się wolne miejsce, a początkowy porządek stopniowo ustąpi wcześniejszemu chaosowi.
Dlatego doraźną reorganizację warto potraktować również jako test przyszłego układu stanowiska. Obserwując sposób pracy operatorów, można określić, które materiały powinny znajdować się bezpośrednio przy blacie, jakie uchwyty czy półki są potrzebne i gdzie powinny zostać zamontowane.
Co możesz zrobić już teraz? Uporządkuj wybrane stanowisko i ustal miejsca dla najczęściej wykorzystywanych materiałów. Następnie obserwuj, czy ten układ utrzymuje się podczas intensywnej pracy. Jeśli materiały regularnie wracają w przypadkowe miejsca, potraktuj to jako sygnał do zaprojektowania stanowiska z dedykowanymi uchwytami, półkami i akcesoriami. Dzięki temu chwilowa poprawa organizacji stanie się punktem wyjścia do trwałego rozwiązania, które nie będzie wymagało ciągłego przywracania porządku.
Przygotuj plan działania na godziny największego obciążenia
Magazyn może bez problemu obsługiwać standardową liczbę zamówień, a mimo to mieć trudności podczas krótkotrwałych wzrostów obciążenia. Warto więc przygotować scenariusz działania na najbardziej intensywne godziny pracy.
Jeżeli duża część wysyłek obejmuje niewielkie paczki z pojedynczym produktem, można rozważyć czasowe wydzielenie stanowiska przeznaczonego do takich zamówień. Pozostałe stanowiska mogą wówczas obsługiwać przesyłki wymagające bardziej złożonego pakowania.
Równie ważne jest ustalenie, kiedy należy skierować dodatkowego pracownika do pakowania, uruchomić kolejne stanowisko lub zmienić kolejność obsługiwanych zleceń. Takie decyzje powinny wynikać z wcześniej określonych zasad, a nie być podejmowane dopiero wtedy, gdy przed strefą wysyłkową pojawi się duża kolejka.
Co możesz zrobić już teraz? Ustal proste sygnały przeciążenia procesu i przygotuj plan przesunięcia zasobów. Sprawdź przy tym, czy zwiększenie wydajności pakowania nie spowoduje powstania nowego wąskiego gardła na innym etapie realizacji zamówień.
Potrzebujesz nowych stołów? To ostatni moment na decyzję przed sezonem
Nie wszystkie problemy można rozwiązać samą reorganizacją. Co więcej, w niektórych magazynach obecna liczba stanowisk lub ich wyposażenie stanowią rzeczywiste ograniczenie wydajności. Dla przykładu trudno coś zmienić, gdy za stół do pakowania służy zwykły blat na czterech nogach.
To więc obecnie ostatni moment, aby wyposażyć strefę pakowania o nowe stoły. Standardowe konfiguracje realizujemy w ciągu 14 dni roboczych od zaksięgowania płatności. Dzięki modułowej konstrukcji możemy dobrać wyposażenie do konkretnego procesu, co pozwoli na stałe rozmieszczenie wszystkich kartonów, materiałów i akcesoriów, a także sprzętu komputerowego wykorzystywanego przy pakowaniu.
I choć termin wdrożenia nowych stanowisk przed Black Friday jest już bardzo napięty, nadal pozostaje realna możliwość przygotowania magazynu na grudniowy szczyt wysyłek przedświątecznych.
Dla firm, które mają już sprecyzowane wymagania i mogą szybko zatwierdzić zamówienie, to ostatni moment, aby rozważyć taką inwestycję. Należy przy tym uwzględnić również czas potrzebny na transport i organizację stanowisk po dostawie.
A co, jeśli proces zakupowy w Twojej organizacji wymaga kilku etapów akceptacji i nie ma już możliwości przeprowadzenia inwestycji przed sezonem?
Wykorzystaj szczyt sezonu do zaplanowania lepszej strefy pakowania
W większych organizacjach zakup nowego wyposażenia magazynowego często wymaga zatwierdzenia budżetu, porównania ofert i uzgodnienia parametrów technicznych. Próba przyspieszenia całego procesu na kilka tygodni przed Black Friday i Bożym Narodzeniem nie zawsze jest możliwa.
Nie oznacza to jednak, że przygotowania do modernizacji trzeba odkładać do stycznia.
Okres największego obciążenia magazynu to dobry moment, aby zebrać informacje o rzeczywistych ograniczeniach procesu. Warto obserwować, na których stanowiskach tworzą się kolejki, jak często operatorzy przerywają pracę i które elementy wyposażenia utrudniają pakowanie.
Na podstawie tych danych można przygotować projekt nowych stanowisk, ale również przemyśleć organizację całej strefy pakowania.
Jednym z dodatkowych pomysłów, które warto uwzględnić, jest fizyczne oddzielenie jej od pozostałej części magazynu za pomocą wygrodzeń przemysłowych RedSteel. Wydzielona strefa pozwala wyraźniej określić przestrzeń przeznaczoną do pakowania, ograniczyć przypadkowe przemieszczanie się osób przez stanowiska robocze i uporządkować miejsca przekazywania produktów pomiędzy etapami procesu.
Odpowiednio zaprojektowane wygrodzenia mogą również ułatwić wyznaczenie wejść, wyjść i ciągów komunikacyjnych, a także ograniczyć mieszanie się ruchu pracowników pakowania z pozostałymi operacjami magazynowymi.
Nie chodzi jednak o samo postawienie fizycznej bariery. Jej lokalizacja powinna wynikać z analizy przepływu towarów, dostępnej przestrzeni oraz wymagań bezpieczeństwa. Źle zaplanowane wygrodzenie mogłoby bowiem utrudnić komunikację i stworzyć dodatkowe zatory.
Co możesz zrobić już teraz? Wykorzystaj intensywny sezon do obserwacji sposobu przemieszczania się produktów i pracowników. Na tej podstawie przygotuj wstępny układ strefy pakowania, określ lokalizację stanowisk i zaplanuj ewentualne wygrodzenia. Wdrożenie możesz przeprowadzić po zakończeniu największego natężenia zamówień.
Rozwiązanie pilotażowe, które może być doskonałym złotym środkiem
Wbrew pozorom zbliżający się dla wielu firm szczyt sezonu to dobry moment, by wprowadzić zmiany w strefie pakowania. Najprostsze z nich zaczynają się od obserwacji procesu i wdrażania drobnych korekt przy obecnym układzie. Największe efekty operacyjne natomiast osiągniesz projektując stanowiska w 100% dostosowane pod swoje procesy. Co więc polecamy? Takim złotym środkiem może okazać się wdrożenie kilku nowych stołów do pakowania już teraz i operacyjne przetestowanie układu w czasie największego obciążenia wysyłkami. Z jednej strony nie wprowadzisz kluczowej zmiany na wszystkich stanowiskach pracy. Unikniesz więc ryzyka rozregulowania procesu tuż przed szczytem. Z drugiej strony zbierzesz dane porównawcze w najważniejszym dla sprzedaży okresie, dzięki którym na spokojnie uzasadnisz zarządowi dalsze etapy inwestycji w modernizację strefy pakowania. Jeśli więc widzisz przestrzeń do zmian, skontaktuj się z naszymi doradcami.
Dodaj komentarz