Wszystkie firmy kurierskie mają dokładnie opisane wymagania, do których należy się dostosować, aby móc nadać u nich paczkę. Dla własnej wygody i oszczędności czasu, trzeba się z nimi zapoznać przed przygotowaniem przesyłki. Zazwyczaj są to standardowe wymiary i główne zalecenie, aby wysyłany przedmiot był opakowany w kartonie o regularnych kształtach. Najlepiej byłoby użyć oryginalnego opakowania producenta, ale mało kto je trzyma w oczekiwaniu na ponowne użycie. W takim wypadku warto zainwestować w trzy-, a nawet i pięciowarstwowy karton, gdyż ma on odpowiednią sztywność i jest odporny na uszkodzenia. Nie powinno się korzystać ze starych pudeł, które już były używane. Ich konstrukcja może być osłabiona, więc pozorna oszczędność może spowodować większe straty lub uszkodzenia w trakcie wysyłki.

Pakowany sprzęt musi być koniecznie odłączony od kabli i źródeł zasilania. Trzeba też wyjąć z niego wszelkie nośniki. W czasie transportu baterie i akumulatory zawsze muszą znajdować się poza urządzeniem. Kable powinny być zwinięte i zabezpieczone przed splątaniem.

Każdy pojedynczy element powinien zostać spakowany odrębnie, owinięty folia bąbelkową, lub umieszczony w osobnym kartoniku. Niezbędne może też okazać się zaklejenie taśmą pakową. Trzeba zawsze założyć, że paczka ta może zostać narażona na różnego rodzaju naciski i wibracje oraz może jej grozić upadek z wysokości około 80 cm – np. z przenośników taśmowych.

Elektronika to dość specyficzny towar. Z racji jego wrażliwości na wyładowania elektrostatyczne zaleca się używanie specjalnych woreczków antystatycznych (w charakterystycznym różowym kolorze). Ważne jest tez unikanie wilgoci. Pomocne mogą się okazać nieduże saszetki z granulatem higroskopijnym, które zaabsorbują ewentualne cząsteczki wody.

Poszczególne elementy nie mogą w trakcie transportu poruszać się wewnątrz opakowania. Dobrze zabezpieczony sprzęt powinien być unieruchomiony, podobnie jak miał to miejsce przy zakupie, gdy znajdował się w opakowaniu fabrycznym. Nic nie może wystawać poza opakowanie, wypychać go ani deformować.

Dodatkowo, gdy masz do wysłania drukarkę, konieczne jest wyjęcie tonerów i wkładów oraz umieszczenie ich w osobnych, szczelnych opakowaniach.

Wiesz już w tym momencie, że odpowiedni karton i zabezpieczenie luźnych elementów to podstawa. Wszelkie puste przestrzenie muszą zostać dodatkowo wypełnione. Zaczynamy od zabezpieczenie dna, tak, aby było ono miękkie i amortyzowało zawartość w przebiegu całej trasy.  Do pozostałych miejsc należy zastosować wypełniacze. W przypadku elektroniki trzeba unikać zbyt drobnych elementów, np. wiórów. Może to zaszkodzić delikatnym układom, dostając się do środka, czy rysując słabo zabezpieczoną obudowę. Wypełniacze powinny znajdować się z wszystkich stron, okalając pakowany sprzęt, nigdy bowiem nie wiadomo, w jaką stronę paczka zostanie położona czy jak upadnie w trakcie transportu. Najlepsze mogą się okazać wkładki styropianowe lub piankowe, docięte na wymiar. Podobny efekt mogą dać poduszki powietrzna oraz pianki flo-pack.

Po zamknięciu należy dobrze zabezpieczyć krawędzie i łączenia kartonu taśma klejącą. Jeśli jest to możliwe, a nasz sprzęt tego wymaga (np. telewizor, monitor itp.) – trzeba skorzystać z naklejek ostrzegawczych „Góra-dół” oraz „Ostrożnie”. Nie zapobiegnie to w 100% złemu traktowaniu naszej paczki, ale może nieco złagodzić sposób, w jaki ją potraktuje przewoźnik.

Zlecenie i opłacenie przesyłki zazwyczaj automatycznie generuje wszelkie wymagane etykiety. Należy sprawdzić poprawność umieszczonych na niej informacji, a następnie przykleić ją w widocznym miejscu na opakowaniu. Dzięki temu kurier nie będzie miał problemu z identyfikacją paczki, a to z kolei zapobiegnie opóźnieniom, czy błędnemu doręczeniu.

Urządzenia elektroniczne są drogie, natomiast standardowe ubezpieczenia przesyłek kurierskich mieszczą się w przedziałach od ok. 100 do 1500 zł. Jest to więc mała kwota, w porównaniu do ewentualnych uszkodzeń, czy zagubienia paczki w drodze. Zaleca się wykupienie dodatkowego ubezpieczenia. Jego koszt jest stosunkowo niewielki, a w razie strat mamy pewność, że dostaniemy stosowne odszkodowanie, które pokryje faktyczną wysokość szkody.

Pod ubezpieczenie podlegają takie zdarzenia, jak: zgubienie przesyłki, uszkodzenie jej lub widoczne ubytki. W razie jakichkolwiek wątpliwości, należy spisać protokół w obecności kuriera doręczającego.